Электронная подпись в сфере бизнеса
Электронная подпись используется во многих бизнес-процессах. Какие существуют виды электронных подписей? Зачем нужна электронная подпись?
В этом году исполнится 20 лет с момента появления первого Закона «Об электронной цифровой подписи». Сегодня действует уже другая редакция закона – это Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который и устанавливает правила использования бизнесом электронного документооборота (по тексту – ЭДО).
А в период пандемии, электронная подпись востребована как никогда.
Ведь ЭП используется практически во всех бизнес-процессах. Ее могут применять как граждане, так и компании. Электронная подпись (по тексту – ЭП) заменяет собственноручную подпись на бумаге, являясь ее цифровым аналогом. Благодаря ЭП можно передавать подписанные через интернет документы.
Для начала разберемся с видами ЭП, которые существуют в России.
Где используется ЭП?
Если в недалеком прошлом основным назначением ЭП являлась сдача отчетов в контролирующие органы через электронные каналы связи, то в настоящее время без ее использования не представляется возможным организация документооборота в компании.
Сегодня многие сотрудники перешли на удаленный режим работы и, соответственно, поменялась вся технология прохождения документов внутри компании. С появлением ЭП отпала необходимость «живьем» подписывать первичные документы, договоры, направлять оригиналы документов контрагентам по почте.
Без ЭП невозможно принять участие в государственных тендерах, в закупках на электронных площадках. Благодаря ЭП можно подать иск в арбитражный суд, работать с государственными порталами. Например, с порталами «Честный знак», Мосресурсом, ГИС ЖКХ, с сайтом госуслуг. ЭП нужна и для отправки платежей в системе «Клиент-банк». Практически большинство компаний уже перешли на ЭДО, т.е. могут принимать, отправлять документы контрагента, подписывая их своей ЭП.
ЭП активно использует не только компаниями, но и физическими лица. Например, если гражданин хочет получить возврат налога через личный кабинет налогоплательщика, ему нужно оформить ЭП. Это позволит направлять налоговикам декларацию по форме 3-НДФЛ, а также подтверждающие документы к ней. Подписанные ЭП документы признаются равнозначными «бумажным» документам и позволяют дистанционно взаимодействовать с налоговиками. Причем получить такую подпись для физического лица не составит труда.
Какие виды ЭП применяются в бизнесе?
На законодательном уровне установлены три вида ЭП:
-
простая;
-
усиленная неквалифицированная;
-
усиленная квалифицированная.
В чем плюсы и минусы каждой из трех ЭП?
Каждая из ЭП имеет свое предназначение.
1 вид. Простая ЭП – это самый первый, низший уровень подписи по иерархии. Такая ЭП лишь подтверждает авторство документа, но не обладает никакой степенью защиты, да и не имеет юридической силы. Простую ЭП нельзя использовать для участия в торгах, для отправки отчетности в государственные органы. Такая подпись, как правило, используется при внутреннем документообороте компании и представляет собой логии и пароль. Документ, подписанный такой подписью, невозможно изменить.
Получить такую подпись достаточно легко. Например, с помощью обычного офиса, в котором есть функция «Защита документа» и опция «Добавить цифровую подпись».
2 вид. Усиленная неквалифицированная ЭП – это уже более сложный уровень подписи, которая содержит уникальную последовательность символов. В отличие от простой ЭП, усиленная неквалифицированная ЭП защищает документ от внесения изменений. Ведь для ее создания используются так называемые средства криптографической защиты информации. Например, КриптоПро.
Как правило, такая подпись хранится на USB-носителе – флешке. Такую подпись могут использовать физические лица при подаче документов в налоговую инспекцию. Например, декларации о полученных доходах, сообщения о льготах по земельному, транспортному налогу и налогу на имущество, различного рода уведомлений об открытых счетах за рубежом. Физические лица могут получить такую ЭП бесплатно в налоговой инспекции.
Такая подпись может использоваться в документообороте между контрагентами, если это оговорено в соглашение об использовании между ними ЭДО.
Получить такую подпись можно в удостоверяющих центрах.
3 вид. Усиленная квалифицированная ЭП, как следует из ее названия, обладает самой высокой защитой документов и представляет собой ключ, созданный сертифицированными криптографическими средствами.
Такую подпись нельзя сгенерировать самим с помощью программного обеспечения.
Усиленную квалифицированную ЭП можно получить в удостоверяющем центре, в налоговой инспекции.
Подписанные такой подписью документы имеют юридическую силу. Такая подпись может использоваться везде – от сдачи отчетности, регистрации онлайн-касс до подачи исковых заявлений в суд.
В чем преимущества ЭП перед обычной подписью?
Помимо экономии времени и защиты от подделки документов, без ЭП в ряде случае просто не обойтись.
Не имея усиленной квалифицированной ЭП, невозможно отправить отчетность в контролирующие органы, бизнесмен не сможет принимать участия в тендерах, государственных закупках. Поэтому ЭП – это уже веление времени.
Какую подпись из трех выбрать – зависит от целей использования. Компания может иметь несколько подписей, например, для внутрикорпоративного документооборота и для работы с государственными органами.
